't Handboek JOTA-JOTI – Planning
't Handboek JOTA-JOTI JOTA-JOTI logo

Home > Het JOTA-JOTI weekend > Planning
« vorige volgende »

Planning

Een planning voor de JOTA-JOTI is niet onbelangrijk. Net zoals bij een zomerkamp of een grote activiteit zijn er veel verschillende activiteiten. Daarom vind je in dit handboek een voorbeeld van een planning en een lijst van taken en verantwoordelijkheden.

Taakverdeling / Verantwoording

TaakTaakomschrijving
Verantwoordelijk JOTA-JOTI organisator Algemene coördinatie, contactpersoon voor Scouting Nederland
Verantwoordelijk zendamateur Zendamateur wiens roepletters worden gebruikt voor de JOTA
Penningmeester Verantwoordelijk voor het opstellen van het budget en het bijhouden van de kas.
Coördinator torenbouw Verantwoordelijk voor bouw van de toren, hoofd van het bouwteam.
Coördinator voeding Verantwoordelijk voor het eten tijdens het weekend, hoofd van de kookstaf.
Persvoorlichter Uitsturen persberichten, ontvangen en rondleiden journalisten

Planning.

Hieronder wordt een voorbeeldplanning getoond. Het heeft de belangrijkste onderdelen in zich voor een jaarlijkse planning.

Activiteit groep
Contact met de Landelijke JOTA-JOTI organisatie of Scouting Nederland
Activiteiten waarbij contact is met de zendamateurs
Activiteiten die binnen de groep zijn
PR activiteiten
De JOTA-JOTI zelf



STARTWATOpmerking
mei Eerste bulletin van de Landelijke JOTA-JOTI organisatie Deze wordt verstuurd aan alle JOTA-JOTI organisatoren van de groepen die het voorgaande jaar hebben meegedaan. Het is ook te downloaden van de JOTA-JOTI website.
mei Zendamateurs benaderen  
juni Inschrijven voor de JOTA-JOTI op internet via jota-joti.nl Deze start altijd op 15 juni; er kan tot 15 september worden ingeschreven.
juni Organisatiecommissie samenstellen  
juni Begroting opstellen  
juli Eerste groepsoverleg voor de planning en plannen  
juli Programmaideeën verzamelen  
augustus Materiaal verzamelen/ Sponsoren  
augustus De bouw van de toren plannen Maak een apart draaiboek.
Gebruik de veiligheidinstructies uit dit handboek.
augustus QSL kaart gereed Of achteraf met foto's van de JOTA-JOTI van dat jaar.
augustus Promotie binnen de groep starten  
augustus Inventarisatie deelname binnen de groep Welke speltakken doen mee, met hoeveel leden en welke dagdelen.
augustus Bouwpakketjes en naambandjes bestellen bij de Landelijke JOTA-JOTI organisatie Bestellen kan vanaf eind juni. Vaak zijn de bouwpakketjes al uitverkocht eind september.
Op = op!
augustus Inschrijfperiode groepsdeelnemers begint  
augustus Andere JOTA-JOTI groepen in de regio benaderen.  
september JOTA en JOTI spelen uitwerken Zie de spelsuggesties en tips in dit handboek en op de DVD.
september 2e groepsoverleg  
september Deadline inschrijving JOTA-JOTI Deze is op 15 september.
september Vergadering met de zendamateurs -
september Persberichten versturen  
oktober 3e groepsoverleg  
oktober Voorbereidingsopkomsten beginnen  
drie weken voor JOTA–JOTI Verzekering afsluiten via de website: jota-joti.nl Scouting Nederland biedt een verzekering aan. Afsluiten kan vanaf inschrijving tot een week voor de JOTA-JOTI.
2 tot 3 weken voor de JOTA–JOTI Ontvangst van het 2e Bulleting van de Landelijke JOTA-JOTI organisatie. Wordt verzonden naar verantwoordelijk JOTA-JOTI-organisator van de groep.
2 weken voor JOTA–JOTI Persberichten uitsturen naar lokale kranten, omroep en kabelkrant Zie de voorbeelden in dit handboek; bij meerdere groepen in stad overleg met RJJA of Regiovoorlichter.
week voor de JOTA-JOTI Start de bouw van de toren Zie apart bouwplan
week voor de JOTA-JOTI Maaltijden bestellen en inkopen -
2 dagen voor de JOTA-JOTI Lokalen inrichten -
vrijdag van de JOTA-JOTI Resterende werkzaamheden -
JOTA-JOTI weekend - Zie apart draaiboek; er is een voorbeeld draaiboek beschikbaar
zondagavond van de JOTA-JOTI Persberichten uitsturen -
na de JOTA-JOTI Evaluatie en eindafrekening  
week na de JOTA-JOTI QSL-kaarten versturen Via de zendamateur
week na de JOTA-JOTI Vossenjachtsets reserveren voor volgend jaar  
week na de JOTA-JOTI Bijdrage voor landelijke JOTA-JOTI CD-ROM klaarmaken Inleveren kan tot uiterlijk een maand na de JOTA-JOTI
maand na de JOTA-JOTI Gezellige after-JOTA-JOTI avond met foto's, kaas, wijn en zendamateurs Mooie gelegenheid om zendamateurs te bedanken en foto's na te bestellen
winter en voorjaar Bezoek activeiten van de zendamateur verenigingen  
winter en voorjaar Werving van zendamateurs  
volgend voorjaar Ontvangstvan 2 DVD-ROM's met verslagen van het afgelopen jaar