Een planning voor de JOTA-JOTI is niet onbelangrijk. Net zoals bij een zomerkamp of een grote activiteit zijn er veel verschillende activiteiten. Daarom vind je in dit handboek een voorbeeld van een planning en een lijst van taken en verantwoordelijkheden.
Taak | Taakomschrijving |
---|---|
Verantwoordelijk JOTA-JOTI organisator | Algemene coördinatie, contactpersoon voor Scouting Nederland |
Verantwoordelijk zendamateur | Zendamateur wiens roepletters worden gebruikt voor de JOTA |
Penningmeester | Verantwoordelijk voor het opstellen van het budget en het bijhouden van de kas. |
Coördinator torenbouw | Verantwoordelijk voor bouw van de toren, hoofd van het bouwteam. |
Coördinator voeding | Verantwoordelijk voor het eten tijdens het weekend, hoofd van de kookstaf. |
Persvoorlichter | Uitsturen persberichten, ontvangen en rondleiden journalisten |
Hieronder wordt een voorbeeldplanning getoond. Het heeft de belangrijkste onderdelen in zich voor een jaarlijkse planning.
Activiteit groep |
---|
Contact met de Landelijke JOTA-JOTI organisatie of Scouting Nederland |
Activiteiten waarbij contact is met de zendamateurs |
Activiteiten die binnen de groep zijn |
PR activiteiten |
De JOTA-JOTI zelf |
START | WAT | Opmerking |
---|---|---|
mei | Eerste bulletin van de Landelijke JOTA-JOTI organisatie | Deze wordt verstuurd aan alle JOTA-JOTI organisatoren van de groepen die het voorgaande jaar hebben meegedaan. Het is ook te downloaden van de JOTA-JOTI website. |
mei | Zendamateurs benaderen | |
juni | Inschrijven voor de JOTA-JOTI op internet via jota-joti.nl | Deze start altijd op 15 juni; er kan tot 15 september worden ingeschreven. |
juni | Organisatiecommissie samenstellen | |
juni | Begroting opstellen | |
juli | Eerste groepsoverleg voor de planning en plannen | |
juli | Programmaideeën verzamelen | |
augustus | Materiaal verzamelen/ Sponsoren | |
augustus | De bouw van de toren plannen | Maak een apart draaiboek. Gebruik de veiligheidinstructies uit dit handboek. |
augustus | QSL kaart gereed | Of achteraf met foto's van de JOTA-JOTI van dat jaar. |
augustus | Promotie binnen de groep starten | |
augustus | Inventarisatie deelname binnen de groep | Welke speltakken doen mee, met hoeveel leden en welke dagdelen. |
augustus | Bouwpakketjes en naambandjes bestellen bij de Landelijke JOTA-JOTI organisatie | Bestellen kan vanaf eind juni. Vaak zijn de bouwpakketjes al uitverkocht eind september. Op = op! |
augustus | Inschrijfperiode groepsdeelnemers begint | |
augustus | Andere JOTA-JOTI groepen in de regio benaderen. | |
september | JOTA en JOTI spelen uitwerken | Zie de spelsuggesties en tips in dit handboek en op de DVD. |
september | 2e groepsoverleg | |
september | Deadline inschrijving JOTA-JOTI | Deze is op 15 september. |
september | Vergadering met de zendamateurs | - |
september | Persberichten versturen | |
oktober | 3e groepsoverleg | |
oktober | Voorbereidingsopkomsten beginnen | |
drie weken voor JOTA–JOTI | Verzekering afsluiten via de website: jota-joti.nl | Scouting Nederland biedt een verzekering aan. Afsluiten kan vanaf inschrijving tot een week voor de JOTA-JOTI. |
2 tot 3 weken voor de JOTA–JOTI | Ontvangst van het 2e Bulleting van de Landelijke JOTA-JOTI organisatie. | Wordt verzonden naar verantwoordelijk JOTA-JOTI-organisator van de groep. |
2 weken voor JOTA–JOTI | Persberichten uitsturen naar lokale kranten, omroep en kabelkrant | Zie de voorbeelden in dit handboek; bij meerdere groepen in stad overleg met RJJA of Regiovoorlichter. |
week voor de JOTA-JOTI | Start de bouw van de toren | Zie apart bouwplan |
week voor de JOTA-JOTI | Maaltijden bestellen en inkopen | - |
2 dagen voor de JOTA-JOTI | Lokalen inrichten | - |
vrijdag van de JOTA-JOTI | Resterende werkzaamheden | - |
JOTA-JOTI weekend | - | Zie apart draaiboek; er is een voorbeeld draaiboek beschikbaar |
zondagavond van de JOTA-JOTI | Persberichten uitsturen | - |
na de JOTA-JOTI | Evaluatie en eindafrekening | |
week na de JOTA-JOTI | QSL-kaarten versturen | Via de zendamateur |
week na de JOTA-JOTI | Vossenjachtsets reserveren voor volgend jaar | |
week na de JOTA-JOTI | Bijdrage voor landelijke JOTA-JOTI CD-ROM klaarmaken | Inleveren kan tot uiterlijk een maand na de JOTA-JOTI |
maand na de JOTA-JOTI | Gezellige after-JOTA-JOTI avond met foto's, kaas, wijn en zendamateurs | Mooie gelegenheid om zendamateurs te bedanken en foto's na te bestellen |
winter en voorjaar | Bezoek activeiten van de zendamateur verenigingen | |
winter en voorjaar | Werving van zendamateurs | |
volgend voorjaar | Ontvangstvan 2 DVD-ROM's met verslagen van het afgelopen jaar |