Organisatie binnen de groep

Voor een geslaagd JOTA-JOTI-weekend is het aan te raden om de organisatie tijdig en doordacht aan te pakken, zeker wanneer het de eerste maal is dat de JOTA-JOTI binnen een groep wordt georganiseerd.

Voorbeelden van een draaiboek, technische zaken en programma vind je verderop in dit handboek maar ook op de DVD die de landelijke JOTA-JOTI organisatie jaarlijks uitgeeft. Op internet en in het eerste Bulletin staan aanknopingspunten en handreikingen.

Structuur

Een draaiboek kan handig zijn als leidraad. Andere zaken om de organisatie gestructureerd vorm te geven is een concept programma, tijdsplanning of actiepuntenlijst.

Verderop vind je een voorbeeld agenda en een planning.

Taakverdeling

De JOTA-JOTI brengt een behoorlijke organisatie met zich mee voor een scoutinggroep. Het is belangrijk dat de verantwoordelijke organisatoren overzicht houden op de voortgang en de financiële zaken. Wees je ervan bewust dat de organisatie een samenspel is tussen scouts en zendamateurs. Een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Zorg voor voldoende contactmomenten tussen stafleden van scouting en zendamateurs;
• Delegeer taken. Zorg ervoor dat je medeleiding ook begrijpt waar de zendamateurs over praten: zij moeten immers later de uitleg aan de kinderen geven;
• Begin op tijd;
• Maak de verdeling van verantwoordelijkheden duidelijk;
• Sluit een verzekering af;
• Maak afspraken met groepen in de regio;
• Vind niet opnieuw het wiel uit. Leer van bestaande informatie (andere groepen, rayon, internet, dit hanboek en de JOTA-cd-rom of -dvd);
• Denk aan veiligheid (elektriciteit/spanning, werken op hoogtes, kabels, ARBO).

In het onderstaande schema wordt een overzicht gegeven van het verschil van benadering en bezigheden tussen zendamateurs en scouts (leiding).

Figuur 1.

In het schema vind je een overzicht van taken die je eventueel kunt delegeren. De bovenste 6 activiteiten of contacten kunnen de verantwoordelijk JOTA-organisatoren het beste zelf ter hand nemen. De taken eronder kunnen worden gedelegeerd. De taken met dezelfde kleur passen goed bij elkaar, iemand zou alle taken van dezelfde kleur op zich kunnen nemen. Uiteraard verschillen de taken per groep, hierna worden slechts de meest voorkomende taken genoemd.

Figuur 2.