De JOTA-JOTI is een landelijke ledenactiviteit van Scouting Nederland en wil je met jouw scoutinggroep mee doen met deze activiteit dan moet je jouw groep inschrijven voor deelname.
Inschrijven doe je in SOL, het deelnameregistratiesysteem van Scouting Nederland.
De Groeps JOTA-JOTI-organisator (GJO), dat is degene in de groep die de contactpersoon is voor zijn groep tijdens de JOTA-JOTI meldt zijn groep aan voor de JOTA-JOTI. Als de groep mee doet aan de JOTA geeft de GJO een verantwoordelijke radiozendamateur op. Immers, deze radiozendamateur krijgt van de landelijke JOTA-JOTI organisatie de toestemming om zijn roepletters (call) aan te vullen met "stroke-J" (/J).
Voor deelname aan alleen JOTI heb je geen gegevens van een zendamateur nodig. Je gaat tenslotte niet zenden.
Met het inschrijven als deelnemer aan de JOTA krijgt jouw groep een uniek kenmerk, de "stroke-J", waaraan op de band is te zien dat deze deelneemt aan de JOTA en dat er scouts achter de microfoon zitten.
Maar mag je als scoutinggroep meedoen met de JOTA-JOTI zonder dat je jouw scoutinggroep daarvoor hoeft in te schrijven? Het antwoord daarop is duidelijk: nee.
Als je jouw groep niet inschijft voor de JOTA-JOTI mag je geen "stroke-J" voeren. Daarop wordt door de overheid gecontroleerd. Zie ook bij de 'Overheid'.
Voor dat je jouw inschrijving afsluit wordt je gevraagd om in te stemmen met de deelnemersvoorwaarden. De deelnemersvoorwaarden kan je downloaden opd e JOTA-JOTI website bij downloads ###. In het volgende hoofdstuk staan we nog een keer stil bij de deelnemersvoorwaarden.
De inschrijving wordt binnen de LJJO begeleid door team inschrijving. Voor de juiste gegevens zijn de deelnemers zelf verantwoordelijk. Zendamateurs kunnen de GJO helpen door de juiste gegevens aan te leveren zoals locator, coordinaat enz. De Landelijke JOTA-JOTI organisatie mag om juridische redenen de inschrijving niet aanpassen. Ook niet in opdracht van de persoon die inschrijft.
De inschrijving voor de JOTA-JOTI start op 15 juni en sluit op 30 september.
Aan deelname zijn kosten verbonden.
Wanneer je jouw groep hebt ingeschreven voor de JOTA-JOTI ontvang je automatisch een e-mail met de bevestiging. Je kan je inschrijving ook on-line controleren bij Scouting Nederland. volg daarvoor de link die is gepubliceerd op de website van de JOTA_JOTI www.jota-joti.nl
De Landelijke JOTA-JOTI organisatie heeft het team inschrijving dat klaar staat bij alle vragen over de inschrijving. Zij kunnen je helpen wanneer er iets mis gaat.
Het team inschrijving is bereikbaar via e-mail op inschrijving@jota-joti.nl
De deelnemerslijst die gedurende de inchrijfperiode is te vinden op de JOTA-JOTI website is een query direct uit het inschrijfsysteem van Scouting Nederland. Het is gemaakt om de scoutinggroepen direct toegang te geven zodat ze onmiddellijk zelf kunnen controleren of de inschrijving is geslaagd. de lijst is uiteraard sober gevuld en er zetten bijvoorbeeld geen persoonlijke gegevens in.
De deelnemers kunnen tot 30 september inschrijven en hebben dan tot een week daarna de mogelijkheid hun gegevens aan te passen of om de inschrijving te annuleren. Dat betekend dat de definitieve lijst op 7 oktober uitgedraaid kan worden en gepubliceerd.
De LJJO organiseert de JOTA-JOTI voor Scouts. Dat betekend dat op de over-all lijst alle JOTA-JOTI deelnemers staan. JOTI tussen JOTA.
De officiële lijst die de LJJO uitgeeft is een PDF met ALLE JOTA-JOTI deelnemers, inclusief de JOTI deelnemers.
De LJJO beseft dat er op verschillende plaatsen andere behoeften zijn en dat mensen de lijst niet in de door de landelijke organisatie voor-geformatteerde uitvoering willen of kunnen gebruiken. Daarom wordt de lijst ook gepubliceert in een universeel formaat met alle benodigde gegevens. Deze lijst kan iedereen vervolgens eenvoudig in een eigen formaat maken of met de door jou gewenste gegevens.
De universele lijst is een "csv-lijst" die je kan downloaden van de JOTA-JOTI site. je kan deze lijst eenvoudig bewerken in de programma's Excel en OOo Calc.