Een JOTA-JOTI kost geld. Naast het bedrag voor eten en drinken ben je ook geld kwijt aan materiaal en heb je organisatiekosten. Het loont de moeite om een begroting voor de JOTA-JOTI in elkaar te zetten om zodoende inzicht te krijgen in de kosten en om de uitgaven binnen de perken te houden. Bewaar de begroting en vergelijk deze met de uitkomst na het weekend om zo een volgend jaar een duidelijk uitgangspunt te hebben.
In het volgende voorbeeld gaat het gaat om een volledig JOTA weekend van zaterdagavond tot zondagmiddag met 3 zendamateurs, 31 deelnemers inclusief leiding en 2 ontbijten, 2 lunches, 2 diners en voldoende hapjes en drinken tussendoor. Deze verhouding komt elk jaar weer ongeveer terug.
De volgende posten zul je tijdens de JOTA tegenkomen:
De zendamateurs maakten dit weekend mee op kosten van de groep in ruil voor hun verdienste. Tijdens de sluiting kregen zij bedankjes uitgereikt.
Vooraf was een verdeling gemaakt van het inschrijfgeld. € 1,50 ging naar het materiaal en € 7,- naar de boodschappen. Uiteindelijk bleek van het boodschappen budget geld over te zijn waar onder andere de QSL-kaart uit zijn betaald.
Met de groepspenningmeester was de afspraak gemaakt dat gasten het geld konden overmaken op de groepsrekening om de betaling voor hen te vergemakkelijken.
De groep heeft in een vroeg stadium volgens afspraak € 100,- voorgeschoten aan de organisatie zodat er reeds betalingen konden worden verricht. De € 100,- diende ook als buffer. In principe zou het voorschot terug moeten naar de groepskas maar bij budgetoverschrijding zou het tekort worden betaald uit de € 100,- voorschot. Uiteindelijk legde de groep € 30,- bij aan de JOTA.
De bedragen die hier worden genoemd hebben betrekking op hetzelfde voorbeeld. Het inschrijfgeld voor de deelnemers bedroeg € 8,50 per persoon en een euro voor mensen die bleven mee-eten.
Inkomsten:
Materiaal bestaat uit gebruiks- en verbruiksartikelen. Het JOTA-programma is een programma waarvoor vaak ander materiaal gebruikt wordt dan voor reguliere programma’s. Verbruiksartikelen zijn vaak al aanwezig in het gebouw of zijn een klein deel van het totaal aan materiaal dat aangeschaft wordt.
Verbruiksartikelen zijn onder andere papier, karton en duct tape.
Gebruiksartikelen gaan langer mee dan een JOTA. Het kan een volgend jaar opnieuw worden gebruikt. Op deze manier blijft het materiaal bij de groep en gaat de waarde niet verloren. Wat dat betreft kan materiaalaanschaf goed beargumenteerd worden, ook omdat het de programmakwaliteit ondersteunt.
Materialen die tijdens de JOTA eigendom worden van de kinderen zoals bijvoorbeeld bouwpakketjes, insignes en naambandjes dienen apart begroot te worden.